Takaisin artikkeleihin

"Osallistaa pitäisi, mutta kaikilla on liian kiire"

Pitäisi osallistaa isompi porukka mutta kaikilla on niin kiire, etteivät ehdi mukaan”, tuumasi eräs johtaja. Oletko sinäkin miettinyt, miten ottaa asiakkaat ja henkilöstö mukaan kehityshankkeisiin? Missä vaiheissa? Miksi? Vuorovaikutteiseksi suunniteltu kehitysprojekti saattaa kuihtua yksisuuntaiseksi viestinnäksi, kun yhteinen aikainvestointi näyttää paisuvan liian suureksi. Yksi 50 henkilön tilaisuus, joka kestää 3 tuntia, tarkoittaa 150 henkilötyötuntia, plus valmistautumiseen käytettävä aika. Mitä siinä ajassa saadaan aikaan - verrattuna siihen, mitä kolme asiantuntijaa saa aikaan viikossa? Ilman osallistamista omistajuuden tunne uupuu ja käytännön toteutuksesta tulee takkuista. On kriittistä tunnistaa, mitkä vaiheet projekteista tehdään muutaman asiantuntijan voimin, ja mitkä isompina tai pienempinä ryhmätilaisuuksina.

Tässä artikkelissa teen näkyväksi erilaisia lähestymistapoja yhteistyöhön projekteissa ja selkeytän osallisuuden tasoja. Työpaja ei ole ainoa tapa osallistaa, ja niitäkin on erityyppisiä.

osallisuuden_otsikot

MILLÄ OSALLISUUDEN TASOLLA YLEENSÄ TOIMIT?

Viime syksynä oivalsin, että konsultoinnin kenttä on jakautunut siten, että toiset tarjoavat enemmän asiantuntemustaan ja toiset enemmän työskentelyprosessin läpivientiä. Tämä näkyy myös organisaatiokulttuureissa ja johtamisessa. Keskityn nyt kuitenkin yhteistyöhön projekteissa.

Yllä olevassa kuvassa on nimetty erilaisia osallisuuden tasoja - näistä asiantuntemuskeskeiset käyttävät pääsiassa vasemman reunan keinoja ja prosessikeskeiset pääsiassa oikean reunan keinoja. Vaikuttaa siltä, että molemmat ääripäät uskovat oman keinovalikoimansa paremmuuteen. On kuitenkin naiivia ajatella, että iso kehityshanke voidaan viedä läpi pelkästään sarjana yhteiskehittämisen työpajoja. Yhtälailla naiivia on osallistaa asiakas ainoastaan tietolähteen roolissa. Tuloksellinen (konsultointi)projekti edellyttää erilaisten roolivaihtoehtojen tunnistamista, millä keinoin asiantuntija, asiakas ja asiakkaan asiakas voivat olla osallisena. Ja että on valittu kuhunkin tilanteeseen sopivin osallistumisen tapa. Työpajaan eivät mahdu kaikki mukaan, ja niissä on riskinä rajoittua siihen tietoon, mikä osallistujille sattuu juolahtamaan mieleen työpajan aikana. Pahimmillaan ryhmä jumittaa taistelemaan fiilistason tiedosta, johon sotkeutuu oma identiteetti mukaan. Sekin toki voidaan fasilitoida yhteiseen lopputulokseen. Mutta perustuuko lopputulos silloin relevanttiin dataan vai onko se mutusynteesi? Kokonaiskuvan saamiseksi selkeytän seuraavaksi ääripäitä.

KUN FOKUKSESSA ON VAIN ASIANTUNTEMUS

Uskomuksia
– "Me ulkopuolisena asiantuntijana tunnistetaan asiakkaan todellinen ongelma, ja keksitään siihen ratkaisu"
– "Asiakas ei käyttäisi meidän palveluita, jos hänellä itsellään olisi tarpeeksi tietoa ja osaamista ratkaisun löytämiseen"
– Muut ihmiset (asiakas, asiakkaan asiakas, henkilöstö, muut asiantuntijat) tarjoavat tietoa ja ideoita, jotta asiantuntijan on helpompi keksiä ratkaisu

Osallisuuden tasot: Työskentely on asiantuntijavetoista. Se tapahtuu pääasiassa haastatteluin, työpöydän ääressä ja työkokouksissa. Fasilitointia voidaan soveltaa ryhmäkeskusteluissa tiedon esille nostamiseen ja ymmärtämiseen sekä suunnitteluvaiheessa ideoiden tuottamiseen laajemman asiantuntijaporukan voimin. Asiantuntijafokuksessa ryhmätilaisuuksien fasilitointi on divergointipainotteista, tiedon ja ideoiden esille nostamista.

Hyötyjä
– Tarjotaan osaamista relevantin tiedon löytämiseen, analysoimiseen ja kiteyttämiseen. Ulkopuolinen tutkija voi nähdä asioita eri vinkkelistä ja saada ihmisten haastatteluista eri asioita irti. Tämä auttaa "oman kuplan ulkopuolelle" erityisesti kun halutaan luoda jotain radikaalisti uutta.
– Käytetään kvantitatiivisia ja kvalitatiivisia tutkimusmetodeja, joilla saadaan tietoa paljon laajemmalta porukalta, kuin mitä työpajaan olisi koskaan mahdollista pyytää mukaan
– Keskustelut eivät päädy vain pinoon post-it-lappuja, vaan työpajasta tai tutkimuksesta saadut tulokset muokataan helposti kommunikoitavaan muotoon

Mahdollisia haasteita
– Keskitytään tietoon enemmän kuin ihmisiin: käytetään esim. "canvas" mallien täyttämistä miettimättä osallistujan kokemusta tai ryhmädynamiikkaa
– Keskitytään tietoon enemmän kuin toimintaan: asiakas joutuu itse pähkäilemään, miten vie ratkaisuehdotukset käytäntöön
– Asiakkaan organisaatiossa ratkaisun toteutus voi kohdata vastarintaa ja omistajuuden puutetta, jos osallisuutta projektiin ei ole ollut. Tällöin projektin läpimenoaika kasvaa.
– Fasilitaattorin on vaikea pysyä sisältöneutraalissa roolissa, jos hän vastaa myös asiasisällön tuottamisesta. Tämä voi passivoida ryhmätilanteen muita osallistujia, eikä heistä saada kaikkea mahdollista potentiaalia irti. Vetäjään suhtaudutaan asiantuntijana, jolta odotetaan oikeita vastauksia.
– Ei sovellu tilanteisiin, joissa dataa ei tarvitse hankkia ja tieto on osallistujilla. Esimerkiksi sopiminen yhteisistä toimintatavoista.

KUN FOKUKSESSA ON VAIN YHTEISTYÖPROSESSI

Uskomuksia
– "Fasilitaattori on täysin sisältöneutraali. Ei kerrota ideoita eikä näkemyksiä, vaikka niitä tulisi mieleen. Ei tuunata ryhmän tuotoksia paremmiksi."
– "Kaikkia osallistujia kohdellaan tasavertaisesti, kaikkien ääni pääsee kuuluviin"
– "Osallistujilla on sisältöosaaminen ja kyky ratkaista itse omat ongelmansa, kunhan ongelmanratkaisuprosessi on hyvin ohjattu"
– "Kukaan ei kuitenkaan tee ennakkotehtäviä", joten työpaja alkaa puhtaalta pöydältä
– "Mitä lyhyempi asiantuntijan esitys on, sitä parempi, koska esitys vie aikaa yhteiseltä keskustelulta"

Osallisuuden tasot: Työskentely koostuu yhteiskehittämisen työpajoista. Fasilitointi on yhteisen ymmärryksen luomista, yhdessä suunnittelua ja ryhmäpäätösten tekemistä. 

Hyötyjä
– Saadaan ihmiset kohtaamaan toisensa ja eri alojen osaajat ymmärtämään toisiaan, puretaan siiloja
– Hankalat ryhmätilanteet saadaan sujuvoitettua
– Saadaan ryhmän jäsenten tietotaito esille, myös mahdollisesti hiljainen ja intuitiivinen tieto
– Voidaan vaikuttaa ihmisten ajattelu- ja toimintatapoihin 
– Osallistujat kokevat olevansa tärkeitä, innostuvat ja sitoutuvat tekemään yhteistyötä, ja viemään ratkaisut käytännön toteutukseen

Mahdollisia haasteita
– Keskitytään ihmisten väliseen vuorovaikutukseen tiedon kustannuksella: Tehdään ns. mutusynteesejä eli ryhmäpäätöksiä, jotka eivät perustu relevanttiin tietoon, tai päädytään kompromissiin, joka ei välttämättä ratkaise oikeaa ongelmaa.
– Yhteiskehittämisen työskentelytapa ei ole ideaali tilanteissa, joissa aihe vaatii dataa.
– Osallistujilta vaaditaan paljon: pitää ehtiä perehtyä (laajaan) aineistoon etukäteen, osata analysoida ja kiteyttää, osata sanallistaa ajatuksensa siten, että muut ymmärtävät ne, pystyä kuuntelemaan muita ja asettumaan toisten asemaan
– Luullaan työpajan olevan paras ratkaisu kaikkiin tilanteisiin. Aikainvestointi muodostuu valtavaksi, jos kaikki kehittäminen tapahtuu isojen ryhmien työpajoissa.
- Näennäinen osallistaminen: Ryhmällä ei ollutkaan aitoa päätösvaltaa. Yksi henkilö jyrää ryhmän lopputulokset ja päättää tehdä aivan toisin, vetäen maton koko porukan alta.

osallisuudentasot
LISÄÄ VAIKUTTAVUUTTA TUKEMALLA OSALLISUUTTA TEHOKKAASTI SOVELTAEN ERI TAPOJA

Näitä kaikkia yllä kuvattuja osallistamisen tapoja voidaan kutsua "työpajoiksi". Kun kutsut ihmiset mukaan, kerro hieman tarkemmin, millaisesta tilaisuudesta on kyse, ja millainen heidän roolinsa projektissa on. Selkeys lisää ammattimaisuutta ja luottamusta - saadaan paremmin hyödynnettyä kaikkien panostus. Kuvassa on määriteltynä osallistumisen tavat erityisesti kehityshankkeiden ja konsultointiprojektien kannalta. Kuten huomaat, näitä on enemmän kuin ensin kuvaamani kaksi ääripäätä.

Osallisuuden 6 + 1 tasoa:
– Osallistuja on vastaanottaja
– Osallistuja on tutkimuskohde
– Osallistuja on kriitikko
– Osallistuja on aktiivinen suunnittelija
– Osallistuja on päätöksentekijä
– Osallistuja on toteuttaja

Oheisen kuvan vasemmassa reunassa projektin keskiössä ovat asiantuntijoiden tekemät selvitykset, tutkimustyö ja työryhmien jalostukset. Näin varmistetaan relevantti tieto ja sopiva syvyystaso. Kuvan oikeaa reunaa kohti osallistaminen lisääntyy. Näin mahdollistetaan syvempi yhteisen ymmärrys tiedosta, osallistujien tietotaidon hyödyntäminen ja sitoutuminen yhdessä konkretisoitujen lopputulosten eteenpäin viemiseen. Eli kärjistäen voisi sanoa, että jos mennään pelkästään oikean reunan keinoilla, porukka sitoutuu toimintaan, mutta ei välttämättä tehdä oikeita asioita. Ja jos mennään pelkästään vasemman reunan keinoilla, syntyy hienoja raportteja mutta ei toimintaa. On tärkeää, että kehityshankkeissa hyödynnetään eri tapoja osallistaa oikeat ihmiset, oikeassa vaiheessa, oikealla tavalla.

Projektin eri vaiheissa tarvitaan todennäköisesti erilaisia osallisuuden tasoja. On tärkeää tunnistaa, mikä lähestymistapa on milloinkin sovelias. Jos projektia vetää asiantuntijapari, voi toinen profiloitua enemmän asiantuntijaksi ja toinen keskittyä ryhmän yhteistyön ohjaamiseen. Tämä selkeyttää ja strukturoi työskentelyä.

Yksittäisen tilaisuudenkin sisällä voi olla erilaisia osallisuuden tasoja. Tilaisuus voi alkaa käymällä läpi tutkimustuloksia ja niistä tehtyjä johtopäätöksiä. Keskustelussa luodaan yhteinen ymmärrys johtopäätöksistä, esimerkiksi asiakkaiden tuskista. Tämän jälkeen voidaan siirtyä yhteiskehittelyn tasolle, jossa yhdessä tuotetaan ideoita, esimerkiksi miten tuskia voitaisiin vähentää. Ideoiden syventämiseksi voidaan välillä kuulla asiantuntijan kokoamia benchmark tarinoita. Ryhmän kanssa priorisoidaan kiinnostavimmat lähtökohdat ratkaisujen suunnittelulle. Tilaisuuden jälkeen pienempi porukka suunnittelee ratkaisut tarkemmin, testaa niitä ja selvittää eri valintojen mahdollisia vaikutuksia. Tällainen työtapa edellyttää sekä tilaisuuden sisällön että prosessin suunnittelua niin, että vetäjä(t) miettii molempia eikä niin, että paikalla piipahtaa yksi asiantuntija pitämässä esityksen.

Miten käyttää kaikkien aika viisaasti? Hyödynnä projektin eri vaiheissa erilaisia tapoja osallistaa eri ryhmät. Esimerkiksi näin:
– Avainhenkilöiden haastattelut 
– Kick-off tilaisuus laajemmalle porukalle: Kerrotaan, mitä ollaan tekemässä ja miksi. Annetaan tehtävä omaan tahtiin tapahtuvalle keskustelulle digitaalisella alustalla.
– Omaan tahtiin työskentely: Mahdollisuus perehtyä materiaaleihin ja käydä niistä keskustelua digitaalisella alustalla. Voi sisältää myös tehtäviä, kuten "havainnoi asiaa x, ota valokuvia ja lataa ne tänne".
– Tiimien vetäjät käyvät keskusteluja osana säännöllisiä palavereita, ja tulevat mukaan työpajaan edustaen koko tiiminsä näkemystä jostain asiasta.
– Työpaja, johon osallistuu edustus kaikista tiimeistä.
– Yhteinen tilaisuus laajemmalle porukalle, jossa luodaan yhteinen ymmärrys, mitä on saatu edustuksellisissa työpajoissa aikaan. Työskentelyssä priorisoidaan keskustelua, koska aineistoon on perehdytty etukäteen digitaalisella alustalla ja tiimipalavereissa. Käytetään vaihtuvia pienryhmiä, jotta eri tiimien jäsenet kohtaavat toisiaan ja saadaan luotua laajempaa näkemystä.
– Pienempi synteesiryhmä, joka työstää isomman porukan työpajassa sovittuja asioita eteenpäin.

Mitä varhaisemmassa vaiheessa ihminen on jollain tasolla osallisena projektissa, sitä helpompaa on saada hänet innostumaan toteutusvaiheesta. Sitoutuminen ei tapahdu yksisuuntaisella viestinällä ja porkkanoilla. Toimenpiteiden eteenpäin viemisessä voi soveltaa myös erilaisia osallisuuden tasoja - siksi kuvaan tätä 6 +1 roolina. Vasemmassa reunassa kerrotaan, mitä pitää tehdä. Oikeassa reunassa on kaikkein laajin osallisuuden muoto: henkilö on mukana suunnittelemassa, päättämässä ja toteuttamassa. Kaikki eivät voi olla mukana päättämässä kaikesta, joten on selkeytettävä mistä kukakin saa päättää: Johtoryhmä päättää, että mennään Kiinaan. Markkinointitiimi miettii, mitä heidän pitää tehdä, jotta sinne päästään ja luo tiimitason tavoitteet. Tiimin vetäjä sopii yksilötason tavoitteet. Yksilö tiimin jäsenenä päättää omat seuraavat toimenpiteensä omien tavoitteidensa toteuttamiseksi.

Millä osallisuuden tasolla otat kenetkin mukaan seuraavassa kehityshankkeessasi? Miten voisit parhaiten hyödyntää eri keinoja eri vaiheissa, jotta yhteistyö on sekä tehokasta että vuorovaikutteista? Miten teet sen käytännössä? Jos kaipaat tähän sparrausta, keskustelen kanssasi mielelläni.

piritta3-1

 

Kirjoittaja: Piritta van der Beek

Piritta van der Beek (os. Kantojärvi) on yksi Suomen kokeneimmista ammattifasilitaattoreista, joka on erikoistunut strategia- ja innovaatioprojekteihin sekä tiimien kehittämiseen. Hän on kirjoittanut kirjan Fasilitointi luo uutta (Alma Talent 2012), jossa hän kuvaa yli 50 menetelmää luovaan ongelmanratkaisuun.

Jos haluat keskustella kirjoituksen herättämistä ajatuksista, ota yhteyttä Pirittaan. Voit varata keskusteluajan suoraan Piritan kalenterista täältä, tai koettaa onneasi soittamalla suoraan
numeroon 0400664889 tai laittaa viestin
piritta.vanderbeek@proof.fi.

Varaa tapaaminen Piritan kanssa