Takaisin artikkeleihin

Parhaat käytännöt hybridityöhön

Yhä useammissa palavereissa ja työpajoissa osa ihmisistä on saman pöydän ääressä, osa etänä. Tällainen kansallisen etätyösuosituksen jälkeinen hybridityöelämä tulee vaatimaan rohkeita kokeiluja aivan uudenlaisista toimintamalleista. Mitä on huomioitava? Mitä muutoksia tarvitaan verrattuna siihen, että kaikki olisivat samassa huoneessa tai kaikki etänä? Nyt on oikea aika miettiä parhaita toimintatapoja, koska kohta on uudet rutiinit luotu, ja niitä on myöhemmin erittäin vaikea muuttaa.

Pidin syksyn 2021 alussa Salomalla pari työpajaa, joissa pohdimme yhdessä, mitkä ovat parhaat toimintatavat hybdiripalavereihin ja -työpajoihin. Luovuus, tehokkuus ja sujuva yhteistyö niin kollegoiden kuin asiakkaiden kanssa on meille tärkeää. Osallistavia työskentelytapoja tarvitaan projekteissa, jotta sekä asiantuntijoiden että asiakkaan oma osaaminen nousee esille. Yhdessä ajattelemalla syntyvät laadukkaimmat tulokset, ja omistajuus niihin. Tämä luo innostusta ja sitoutumista, mikä on kriittistä, jotta suositukset muuttuvat käytännön toiminnaksi.

Miten hybriditilaisuuksista voi tehdä sekä tehokkaita että vuorovaikutteisia? Miten huolehditaan siitä, että jokainen voi osallistua tasapuolisesti, olipa mukana paikan päällä tai etänä? Millainen on hyvä hybridikokouskutsu? Mitä kokouksen valmistelussa tulee ottaa huomioon? Millaisia työvälineitä sisältöjen digitaaliseen käsittelyyn on tarjolla? Koostin tämän artikkelin noiden työpajojen pohjalta, ja se on julkaistu alunperin Salomaan Pelikirjassa. Tämä artikkeli on suunnattu kokousten vetäjille. Lopussa on myös vinkkejä kokouksen osallistujalle. Kiitos kollegoilleni Salomaalla kokemusten ja ideoiden jakamisesta!

"Hybridikokous on pidettävä etäosallistujien ehdoilla"

Check-list hybriditilaisuuden vetäjälle 

  • Kirkasta itsellesi, miksi tilaisuus on tärkeä, ja voiko sen toteuttaa hybridisti. Mieti konkreettiset tavoiteltavat lopputulokset. Halutaanko kommentteja ehdotukseen, lista uusia ideoita vai ymmärrys ongelmasta, muotoiltuna kysymyksiksi vai kenties go-nogo päätös jostain? 
  • Kerro kokouskutsussa tilaisuuden tarkoitus, agenda ja mitä osallistujilta odotetaan. Kerro ”pelisäännöt”, esim. kameran käytöstä ja osallistumistavan ilmoittamisesta etukäteen.  
  • Varaa aikaa valmisteluihin. Hybriditilaisuuden valmistelu on työläämpää kuin kokous saman pöydän äärellä tai täysin etänä. 
  • Ennakoi tekniset ongelmat. Tarkista, että osaat käyttää esim. neuvotteluhuoneen laitteita. Varmista, että osallistujat osaavat käyttää valitsemiasi sovelluksia. 
  • Valitse työskentelytavat etäosallistujien ehdoilla. Pyydä myös paikanpäälle tulevia ottamaan oma laite mukaan. Käytä virtuaalista valkotaulua tai yhdessä editoitavaa tiedostoa, johon kaikki voivat kirjoittaa. 
  • Varmista, että kaikki osallistujat kuulevat ja näkevät toisensa. Samassa huoneessa olevien kannattaa jokaisen pitää oma kamera päällä, jotta etänä osallistuvat näkevät kasvot. 
  • Huolehdi, että kaikki pääsevät tasapuolisesti osallistumaan keskusteluun ja päätöksentekoon. 
  • Varaa aikaa small talkiin alussa ja pidä taukoja 1–1,5 tunnin välein. (Alla kuva kartasta, johon raahataan kenkiä - tämän avulla syntyy small talk luontevasti ryhmän kuin ryhmän kanssa.)
  • No alt text provided for this imageVarmista, että lopputulokset ovat riittävän konkreettisia, ja niistä ollaan yhtä mieltä silloin kun yksimielisyys on tarpeen. Käytä esim. Teamsin chattiä: Kuinka tyytyväinen olet lopputulokseen asteikolla 1–5? (ks. kuva)
  • Testaa rohkeasti uusia ratkaisuja kollegojen kanssa ja sitten asiakkaiden kanssa. Vaikka innostut uusista sovelluksista ja menetelmistä, älä tunge niitä liikaa yhteen sessioon. Pidä työskentelyn vaiheet selkeinä ja työskentelytavat yksinkertaisina. 

 

Miten osallistaa kaikki tasapuolisesti? 

Hybriditilaisuuteen etänä osallistuvat jäävät helposti ulkopuolelle. Tasapuolisuutta vaikeuttavat etenkin tekniset asiat: näkevätkö ja kuulevatko kaikki käsillä olevan asian, ja pääsevätkö kaikki tekemään samoja asioita, kuten kirjoittamaan ideoita näkyviin. Miten osallistaa myös hiljaisimmat, olivat he läsnä tai etänä. 

Ratkaisuja: 

  • Varaa tilaisuuden alkuun hetki vapaamuotoiselle keskustelulle, jolla vahvistetaan luottamuksen tunnetta ja aktivoidaan keskusteluyhteys. Perinteinen esittelykierros toimii vain hyvin pienillä ryhmillä. Isommilla ryhmillä voi käyttää esimerkiksi kommentteja chattiin, objektien siirtelyä yhteisellä valkotaululla tai parikeskusteluja. 
  • Huomaa etänä osallistuvien kommentit ajallaan, ja anna tai pyydä puheenvuoroja siten, että kaikki saavat äänensä kuuluviin. Hiljaisten aktivointi: Anna aikaa miettiä hetki ja pyydä sitten rohkeasti kommenttia suoraan niiltä, jotka ovat puhuneet vähemmän. Pitkiä puheenvuoroja on hyvä rajoittaa etukäteen: ”pyydän lyhyitä kommentteja, kiitos”. Tällöin on helpompi keskeyttää, jos kommentti venyy. Puhumalla ajattelijoita helpottaa pienryhmien käyttö ja mahdollisuus kirjoittaa ajatuksiaan jonnekin. 
  • Käytä chattiä monipuolisesti. Pyydä chattiin avoimia vastauksia tai laita vaikkapa monivalintakysymys, jonka vaihtoehtoja tykkäillään. Hymiöillä voi ilmoittaa tulleensa takaisin tauolta. Chattiä ei käytetä aiheen vierestä keskusteluun; se voi jopa loukata muita, etenkin samaan aikana esitystä pitäviä. 
  • Sovi tilaisuuden alussa, miten puheenvuoroja pyydetään. Vaihtoehtoja ovat mm. käden nostaminen (kuvake Teamsissä), kirjoittaminen chattiin (vetäjä nostaa aiheita käsittelyyn sopivassa järjestyksessä) ja puhuminen vaan (riski puhua toisen päälle suurin). 
  • Yhteisen ymmärryksen syntymistä helpottaa merkittävästi, kun näkee sekä puhujan kasvot että muiden kasvoilta heidän reaktionsa. Kamerat siis aina päälle! Teams-kokoukseen voi osallistua myös kännykällä ja näyttää kasvonsa ainakin silloin kun itse sanoo jotain. 
  • Älä unohda käyttää hiljaista yksinpohdintaa ja hiljaa kirjoittamista! Toiset tarvitsevat aikaa ja rauhaa ajatuksen kokoamiseen, toiset ajattelevat puhumalla. Yksinpohdinnan tulokset voi kirjata esimerkiksi yhdessä muokattavaan dokumenttiin vai virtuaaliselle valkotaululle. 

No alt text provided for this image

 

Miten käyttää pienryhmiä hybridityöpajoissa? 

Olisi helppoa tehdä yksi tai useampi ryhmä etänä osallistuvista ja yksi tai useampi ryhmä paikalla olevista. Entä kun on tarpeen sekoittaa porukat tai kiertää eri aiheiden parissa omaan tahtiin? Jos kokoushuoneessa on vain yksi mikrofoni, äänet kuuluvat pienryhmästä toiseen. 

Ratkaisuja: 

  • Älä luovuta teknisten haasteiden edessä! Pienryhmien käyttö tehostaa yli kuuden hengen ryhmän toimintaa, ja pienryhmissä on turvallisempaa testata ideoita kuin isolla porukalla. 
  • Ryhmien sekoittaminen edellyttää, että jokainen osallistuu omalla laitteellaan ja mikrofonillaan. Varaa paikalla oleville tila, jossa he voivat hajaantua pienryhmätyöskentelyn ajaksi erilleen toisistaan. 
  • Käytä tarvittaessa kahta fasilitaattoria, joista toinen on etänä ohjaamassa virtuaalityöskentelyä ja toinen ohjaa pienryhmiä kokoustilassa. 
  • Kokeile parikeskusteluja kävellen: kaikilla kännykällä yhteys kokoukseen ja mikrofonilliset kuulokkeet päässä, ja asiasisältö sovelluksessa, jota voi käyttää mobiilisti. Huomaa, että esimerkiksi Teams kuluttaa kännykän akkua nopeasti, joten osallistujia kannattaa pyytää ottamaan varavirtalähde mukaan. 

 

Miten varmistaa sovittujen asioiden eteneminen tilaisuuden jälkeen?

Hyvä keskustelu mutta ei saatu mitään aikaan? Toisille yhteisen ymmärryksen syntyminen on hyvä tulos, toisille vain konkreettiset toimenpiteet. Kun on kirkastanut tilaisuuden tarkoituksen ja tavoiteltavat lopputulokset etukäteen, on helpompi viedä homma maaliin. 

Ratkaisuja: 

  • Joka session lopuksi kerrataan, mitä päätettiin ja sovitaan: kuka dokumentoi tulokset, kuka edistää mitäkin, ja missä asiat jaetaan ja kenelle ja milloin. 
  • Jatkotyöstö tehdään samalla alustalla/sovelluksella kuin sessiossakin. Esim Trellon voi linkittää Teamsiin. Google Slidesia voidaan editoida yhdessä ennen, aikana ja jälkeen. Valkotauluista voi ottaa ruutukaappauskuvat.  
No alt text provided for this image

 

Digitaaliset työvälineet asiasisältöjen käsittelyyn 

Työvälineitä asiasisällön digitaaliseen käsittelyyn on valtavasti. Ne mahdollistavat monet työvaiheet aiempaa nopeammin ja visuaalisemmin.  

Ratkaisuja: 

  • Kaikki materiaali kannattaa tuottaa suoraan digitaaliseen muotoon. Käytä virtuaalista valkotaulua (esim Flinga, Miro, Mural, Lucidchart, Google Jamboard) tai yhdessä muokattavaa dokumenttia (esim MS Word tai Excel tai Google Slides, Docs, Sheets) tai muuta sovellusta (esim Trello, Howspace). MS Powerpointin yhteismuokkaus toimii vain hyvin pienellä ryhmällä, isommilla se jumittaa. Slides vastaa samaa asiaa ja toimii 100 hengen yhteismuokkaukseen asti. 
  • Slides on vastava kuin Powerpoint, mutta soveltuu paremmin isojen ryhmien yhteismuokkaukseen. Fasilitaattori voi tehdä Slidesiin valmiit pohjat, joissa on työskentelyohjeet ja tilaa kysymysten ja ideoiden kirjoittamiselle. Flinga on simppeli virtuaalinen valkotaulu, joka korvaa post-it-laput. Siihen voi ladata taustakuvaksi esimerkiksi tehtävänannon tai vaikkapa nelikentän, jonka päälle laput raahataan valintavaiheessa. ”Raahaa ukkeli/nimesi aiheen päälle”-tekniikkaa voi käyttää pienryhmien muodostamiseen. 
  • Valitse ja sovella fasilitointimenetelmät siten, että kaikki voivat osallistua. Mieti huolellisesti erityisesti, miten valinnat tehdään, jotta aika riittää eikä kiteytys synny kiireellä ja äänekkäimpien sanelemana. Kaikki sovellukset eivät sovellu kaikkeen. 
  • Kannusta kollegoja rohkeisiin virtuaalisten työkalujen kokeiluihin! Nostetaan osaamis- ja motivaatiotasoa uusien sovellusten ja toimintatapojen käyttämiseen. Kun teknologia on kaikille tuttua, madaltuu kynnys sen hyödyntämiseen – ja virtuaalinen yhteistyö sujuvoituu.  

 

Tekniikka hybridikokouksissa 

Ennakoi mahdolliset tekniset haasteet. 

Ratkaisuja 

  • Anna selkeät ohjeet osallistumiseen sekä kokouskutsussa että tilaisuuden alussa. Tarvittaessa voit tehdä omat ohjeet etänä osallistuville ja kokoushuoneessa oleville. 
  • Varaa vartin tekninen tsekki tilaisuuden alkuun. Sen voi käyttää myös vapaamuotoiseen rupatteluun, kun kaikki on kunnossa. 
  • Neuvotteluhuoneiden tekniikka pitää saada tukemaan hybriditilaisuuksia: tarvitaan mikrofonit ja näytön jakamisen järjestelmät. Kokoushuoneen mikrofonin on oltava riittävän hyvä. Tavallisen läppärin mikrofoni ei yleensä riitä, kaikkien äänet eivät ehkä kuulu etänä osallistuville. Iso näyttö neuvotteluhuoneisiin: Etäosallistujat unohtuvat, jos he ovat vain yhden henkilön läppärillä huoneen nurkassa. Ihmisten kuvat pitää saada näkyviin seinälle. Vastaavasti etäosallistujien tulee nähdä kukin ihminen, ei etäistä ryhmäkuvaa, josta ei erota kenenkään kasvoja, eli ryhmää kuvaava kamera ei ole välttämätön. 
  • Opettele käyttämään kokoushuoneesi teknologiaa, kuten kytkemään erillisen mikrofonin läppäriin ja jakamaan läppärin ruudun isommalle näytölle. Pyydä tarvittaessa käyttökoulutus. Ennakoi, jotta palaverin alku ei kulu tekniseen säätämiseen.  
  • Kaikille osallistujille omat läppärit tai muut laitteet, joilla he voivat pitää päällä oman kameransa ja osallistua asiasisällön digitaaliseen muokkaamiseen. 
  • Jos mahdollista, käytä kahta ruutua: toisella asiasisältö ja toisella ihmiset. Huolehdi, että näet puheenvuoropyynnöt ja chat-kommentit. 
  • Lähtökohtaisesti mikrofonit äänettömälle, jotta ääni ei kierrä. Toisaalta äänet päällä luo tunnelmaa yhdessä ja samassa tilassa olemisesta, kun kuulemme toistemme köhäisyt ja kahvikuppien kolinat. 
  • Kun porukka jaetaan pienryhmiin, äänet kaikuvat ryhmästä toiseen, jos kokoushuoneessa olevilla on vain yksi mikrofoni. Pienryhmätyöskentelyssä helpointa on, että kaikki osallistuvat etänä omista kopeistaan tai paikalla olevat muodostavat oman ryhmänsä. 
  • Tarkista etukäteen, mitkä sovellukset toimivat mobiilisti ja mitkä vain tietokoneella. Tarjoa mobiilimahdollisuutta silloin kun se on järkevää. Esim. ennakkotehtäviä voi tehdä mobiilista vaikkapa ottamalla kuvia tai vastaamalla kyselyyn. 
  • Jos olet asiakkaan tiloissa paikan päällä, tarkista etukäteen, mitä välineitä tilassa on ja mitä ei. Ota tarvittaessa esim. mikrofoni mukaan ja kiinnitä se omaan tietokoneeseesi, sekä tarvittavat adapterit ruudun jakamiseen isommalle näytölle. Selvitä myös ennalta, kuka asiakkaan luona osaa auttaa teknisissä asioissa, jos apua tarvitaan. 
”Fasilitaattorin taidot ja perinteiset hyvän kokouksen elementit ovat entistä tärkeämpiä”

 

Check-list hybridikokouksen osallistujalle 

  • Kerro ajoissa, osallistutko paikan päällä vai etänä. 
  • Kysy rohkeasti täydennystä kokouskutsuun, esim ”miksi minua tarvitaan palaverissa” tai ”miten voin valmistautua tähän”. 
  • Mieti ennalta, missä paikassa osallistut etänä. Tarvitset vakaan nettiyhteyden ja mahdollisuuden puhua häiritsemättä muita. 
  • Pidä kamera päällä, vaikka istuisit samassa kokoushuoneessa toisten kanssa. Jos nettiyhteytesi on huono, älä sulje kameraa, vaan poista saapuva videokuva käytöstä säästääksesi kaistaa. 
  • Osallistu aktiivisesti keskusteluihin ja yhteisen asiasisällön käsittelyyn.  

 

No alt text provided for this image

Tsemppiä!

Toivottavasti näistä vinkeistä on apua mahdollisimman monelle, ja työyhteisöissä on sujuvaa yhteistyötä paikasta riippumatta.

Jos mielessäsi on strategiaan tai kaupallistamiseen liittyvä kehityshanke, jossa tarvitaan sekä relevanttia tietoa että asiantuntijoiden yhteistyötä, olethan yhteyksissä.

Piritta van der Beek, 0400664889

Senior Advisor at Proof Advisory Oy

Proof Advisory on kaupallisen strategian, konseptien kehittämisen ja kansainvälistämisen asiantuntijayritys. Olemme osa Salomaa Yhtiöitä.